Die Anforderungen an moderne Arbeitsumgebungen sind vielfältig. Während Bereiche für fokussierte Bildschirmtätigkeiten weiterhin essenziell bleiben, gewinnen Flächen für gemeinschaftliche Abstimmungen, informellen Austausch oder diskrete Rückzugsmöglichkeiten zunehmend an Bedeutung. Gleichzeitig wechseln Beschäftigte je nach Tätigkeit zwischen verschiedenen Arbeitsformen oder arbeiten zeitweise außerhalb des Unternehmens. Moderne Bürokonzepte berücksichtigen diese Veränderungen bereits bei der Planung der Räume. Im Mittelpunkt stehen nicht einzelne Möbel, sondern die Frage, welche Arbeitsabläufe unterstützt werden müssen und wie unterschiedliche Nutzungsbereiche innerhalb eines Gebäudes angeordnet werden.
Kurzfassung
|
Arbeitsorganisation als Grundlage der Raumgestaltung
Bevor Grundrisse entstehen oder Möbel ausgewählt werden, wird festgelegt, welche Tätigkeiten im Büro stattfinden. Bildschirmarbeit, Telefonate, Besprechungen oder kreative Projektarbeit stellen unterschiedliche Anforderungen an die Arbeitsumgebung. Daraus ergibt sich, welche Raumarten erforderlich sind und wie häufig einzelne Bereiche genutzt werden.
Ein Bürokonzept beschreibt diese organisatorischen Anforderungen. Es legt fest, welche Arbeitsformen innerhalb des Unternehmens vorgesehen sind und welche Funktionen einzelne Bereiche übernehmen. Auf dieser Festlegung baut die weitere Büroplanung auf.
Büroplanung und Büroausstattung erfüllen verschiedene Aufgaben
Häufig werden Bürokonzept, Büroplanung und Büroausstattung gleichgesetzt. Tatsächlich übernehmen sie unterschiedliche Funktionen.
Die Büroplanung überträgt die Anforderungen des Konzepts in einen konkreten Grundriss. Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Verkehrswege, Stauraum sowie technische Anschlüsse werden räumlich angeordnet. Fluchtwege, Zugänglichkeit und erforderliche Abstände zwischen den Arbeitsbereichen werden ebenfalls in dieser Phase festgelegt.
Erst danach folgt die Büroausstattung. Hierzu zählen Schreibtische, Bürostühle, Schränke, Monitorhalterungen, Beleuchtung oder akustische Elemente. Die Auswahl orientiert sich an den bereits festgelegten räumlichen Anforderungen und nicht umgekehrt.
Diese Reihenfolge verhindert, dass Möbel angeschafft werden, bevor ihre spätere Nutzung ausreichend berücksichtigt wurde.
Unterschiedliche Arbeitszonen innerhalb eines Büros
Ein einzelner Raum kann verschiedene Nutzungsbereiche enthalten. Welche Aufteilung geeignet ist, hängt davon ab, welche Arbeiten regelmäßig ausgeführt werden.
Bereiche für konzentrierte Tätigkeiten benötigen möglichst wenige Unterbrechungen. Besprechungszonen bieten Platz für gemeinsame Abstimmungen und Projektarbeit. Rückzugsräume eignen sich für vertrauliche Gespräche oder Aufgaben mit erhöhtem Konzentrationsbedarf. Informelle Begegnungsflächen werden dagegen überwiegend für kurze Abstimmungen genutzt.
Die funktionale Trennung ermöglicht Arbeitsbereiche mit unterschiedlichen Anforderungen, ohne dass jede Tätigkeit einen eigenen abgeschlossenen Raum benötigt.
Ergonomische Arbeitsplätze technisch betrachtet
Zur Bürogestaltung gehört neben der Raumplanung auch die ergonomische Einrichtung einzelner Arbeitsplätze. Ergonomie beschreibt die Anpassung von Möbeln und Arbeitsmitteln an die körperlichen Voraussetzungen der Nutzer.
Ein Bürostuhl sollte deshalb mehrere Einstellmöglichkeiten besitzen. Dazu gehören eine verstellbare Sitzhöhe, eine anpassbare Sitztiefe sowie eine Rückenlehne, deren Höhe und Neigung verändert werden können. Eine Lordosenstütze unterstützt den Bereich der Lendenwirbelsäule und lässt sich bei vielen Modellen in Höhe oder Tiefe einstellen. Armlehnen sollten sich mindestens in der Höhe regulieren lassen, bei einigen Ausführungen zusätzlich in Breite oder Tiefe.
Auch die Höhe des Schreibtisches beeinflusst die Arbeitsposition von Armen und Oberkörper. Höhenverstellbare Modelle ermöglichen unterschiedliche Arbeitshöhen und eignen sich für wechselnde Nutzer oder den Wechsel zwischen sitzender und stehender Tätigkeit. Entscheidend ist die Anpassung von Sitzhöhe, Sitztiefe und Tischhöhe an die Körpermaße der jeweiligen Person.
Hybride Arbeitsformen verändern die Anforderungen an Büroräume
Arbeitsplätze werden heute nicht ausschließlich täglich von derselben Person genutzt. Ein Teil der Aufgaben findet im Homeoffice, unterwegs oder an wechselnden Standorten statt. Mit hybriden Arbeitsformen verändert sich die Funktion des Büros. Präsenzzeiten dienen häufig dem Austausch innerhalb von Teams, Besprechungen oder gemeinsamen Projektarbeiten. Bereiche für konzentrierte Einzelarbeit bleiben dennoch erforderlich, da nicht jede Tätigkeit außerhalb des Unternehmens erledigt werden kann. Moderne Bürokonzepte berücksichtigen deshalb verschiedene Arbeitsformen innerhalb eines gemeinsamen Raumkonzepts.
Eine vollständige Umstellung auf offene Arbeitsflächen reicht dafür nicht aus. Telefonate, Videokonferenzen, Projektbesprechungen und Tätigkeiten mit hohem Konzentrationsbedarf finden oftmals gleichzeitig statt. Die räumliche Gestaltung muss deshalb unterschiedliche Nutzungen nebeneinander ermöglichen, ohne dass sich die einzelnen Bereiche gegenseitig beeinträchtigen.
Beleuchtung und Raumakustik getrennt betrachten
Licht und Schall werden häufig gemeinsam mit der Möblierung geplant, erfüllen jedoch eigene technische Aufgaben.
Die Beleuchtung richtet sich nach der jeweiligen Nutzung eines Arbeitsplatzes. Bildschirmarbeit erfordert eine gleichmäßige Ausleuchtung, damit starke Helligkeitsunterschiede oder Spiegelungen auf dem Monitor vermieden werden. Besprechungsräume stellen andere Anforderungen an die Beleuchtung als Archivflächen oder Verkehrswege.
Auch die Raumakustik entsteht nicht allein durch den Einsatz einzelner Möbel. Schall breitet sich über Decken, Böden, Glasflächen und Wände aus. Akustisch wirksame Decken, Wandabsorber oder Stellwände können Nachhall reduzieren und die Ausbreitung von Gesprächen begrenzen. Die Anforderungen an die Raumakustik werden deshalb bereits während der Büroplanung für die einzelnen Nutzungsbereiche festgelegt.
Typische Planungsfehler entstehen bereits vor der Einrichtung
Probleme im Büro entstehen häufig nicht erst nach dem Einzug, sondern bereits während der Planung. Werden ausschließlich Möbel ausgewählt, ohne zuvor Arbeitsabläufe zu betrachten, entstehen Räume, die den täglichen Anforderungen nur eingeschränkt entsprechen.
Eine fehlende Trennung unterschiedlicher Tätigkeiten führt regelmäßig zu Nutzungskonflikten. Konzentrierte Bildschirmarbeit und längere Besprechungen innerhalb derselben offenen Fläche verursachen andere Anforderungen als voneinander getrennte Arbeitszonen. Hinzu kommen unzureichend eingeplante Stauraumbereiche, fehlende Anschlüsse oder Verkehrswege, die dauerhaft durch Arbeitsplätze verlaufen. Solche Mängel machen häufig eine Umstellung der Raumaufteilung oder den Austausch bereits angeschaffter Ausstattung erforderlich.
Veränderungen im Unternehmen erfordern anpassungsfähige Raumkonzepte
Unternehmen verändern ihre Arbeitsabläufe im Laufe der Zeit. Teams wachsen, Aufgaben verteilen sich anders oder neue technische Arbeitsmittel kommen hinzu. Deshalb wird bereits bei der Planung berücksichtigt, ob sich Arbeitsbereiche später umorganisieren lassen, ohne den gesamten Grundriss neu entwickeln zu müssen.
Räumliche Anpassungen sind von organisatorischen Veränderungen zu unterscheiden. Das Bürokonzept beschreibt weiterhin die grundsätzlichen Arbeitsformen. Die Büroplanung schafft die räumlichen Voraussetzungen dafür. Einzelne Elemente der Büroausstattung können später ausgetauscht oder ergänzt werden, ohne dass das gesamte Konzept neu entwickelt werden muss.
Fazit
Ein Büro besteht aus weit mehr als Arbeitsplätzen und Möbeln. Den Ausgangspunkt bildet die Analyse der Tätigkeiten und Arbeitsabläufe. Erst darauf bauen Bürokonzept, Büroplanung und Büroausstattung in dieser Reihenfolge auf. Moderne Bürokonzepte verbinden unterschiedliche Arbeitszonen, ergonomisch einstellbare Arbeitsplätze, geeignete Lichtverhältnisse und eine an die Nutzung angepasste Raumakustik zu einem funktionalen Gesamtkonzept. Das Ergebnis sind Arbeitsbereiche, deren Aufteilung sich an den vorgesehenen Tätigkeiten orientiert und nicht allein an der verfügbaren Fläche.
